Aprenda como implementar gestão de glosas de forma estratégica para evitar perdas com convênios, aumentar previsibilidade e fortalecer o crescimento da sua clínica.
Sua clínica atende convênios, a agenda está cheia, mas o lucro não acompanha o esforço da equipe?
Essa sensação é comum em negócios de saúde que não olham com cuidado para a gestão de glosas.
Quando esse controle é frágil, a clínica trabalha, emite guias, envia contas e, mesmo assim, deixa dinheiro na mesa porque não recebe tudo o que produziu.
De maneira simples, gestão de glosas é o conjunto de ações para identificar, reduzir e contestar valores que os convênios deixam de pagar depois do atendimento.
As glosas médicas surgem por falhas administrativas, questões técnicas ou interpretação das regras contratuais.
Para clínicas que dependem dos planos de saúde para boa parte do faturamento, essa diferença entre o que foi realizado e o que é efetivamente pago gera perda de margem e falta de previsibilidade.
Parte desse valor poderia ser preservada com processos claros, indicadores e apoio especializado.
Por isso, tratar a gestão de glosas como estratégia, e não apenas como correção de erro, é essencial para fortalecer a saúde financeira da sua clínica.
O que é gestão de glosas na rotina da clínica?
Na rotina, a gestão de glosas começa muito antes de a operadora recusar uma guia.
Ela percorre todo o fluxo de atendimento e faturamento, do agendamento ao envio das contas.
Em cada etapa, existe a oportunidade de diminuir o risco de glosas de convênios médicos.
Tudo começa no cadastro do paciente e na conferência de elegibilidade.
Em seguida, passa pelo registro dos procedimentos, pela emissão das guias com os códigos corretos, pela conferência dos dados e pelo envio no padrão exigido por cada plano.
Depois, continua na análise das devoluções, separando o que foi pago, o que foi glosado e o motivo de cada recusa.
Quando você enxerga esse fluxo de ponta a ponta, percebe que a gestão de glosas não é um trabalho isolado do faturamento: ela exige alinhamento entre recepção, equipe assistencial, financeiro e contabilidade.
Principais causas de glosas em clínicas que atendem planos
Embora cada operadora tenha normas próprias, algumas causas aparecem com frequência:
- Dados cadastrais incorretos;
- Guias incompletas;
- Divergência de datas;
- Ausência de autorização prévia;
- Códigos trocados;
- Incompatibilidade entre CID e procedimento;
- Materiais fora do pacote e questionamentos da auditoria sobre pertinência clínica.
Em comum, todos esses pontos revelam falhas de processo, de registro ou de comunicação entre clínica e convênio.
Quando não há padronização, os mesmos erros se repetem mês após mês.
A equipe se acostuma a “corrigir depois”, porém o volume de glosas aumenta, o retrabalho cresce e o faturamento líquido diminui.
Passo a passo para estruturar a gestão de glosas na sua clínica
Agora que você enxergou o tamanho do problema, é hora de transformar o tema em processo contínuo.
1. Mapeie o fluxo de faturamento
Comece desenhando como a informação circula dentro da clínica.
Quem agenda, quem confere elegibilidade, quem registra o atendimento, quem lança as contas e quem recebe os retornos dos convênios?
Com esse mapa em mãos, você identifica os pontos de falha e descobre onde as glosas aparecem com maior frequência.
Essa visão permite entender se os problemas de faturamento se concentram na recepção, na equipe assistencial, no setor financeiro ou na comunicação com os planos de saúde.
A partir daí, fica mais fácil priorizar ajustes.
2. Padronize cadastros, guias e registros
Em seguida, crie padrões para reduzir variações na rotina.
Estabeleça checklists para recepção e faturamento, defina campos obrigatórios, oriente a equipe assistencial sobre o registro adequado de procedimentos e mantenha o hábito de revisar as guias antes do envio.
Esse cuidado reduz glosas administrativas, fortalece a confiabilidade dos dados e dá mais segurança às informações que sustentam a cobrança.
Além disso, quanto mais padronizado for o processo, menor a chance de cada colaborador “inventar” um jeito próprio de fazer, o que costuma gerar inconsistências.
3. Monitore indicadores de glosas
Depois da padronização, transforme as glosas em números gerenciáveis.
Alguns indicadores relevantes são:
- Percentual de contas com glosa em relação ao total enviado;
- Valor glosado por convênio;
- Motivos de glosa mais recorrentes;
- Percentual de recuperação após contestação.
Com esses dados, o gestor enxerga tendências, identifica quais convênios geram mais problemas, avalia se as ações adotadas estão funcionando e consegue discutir o tema com base em fatos, não apenas em percepções.
4. Estruture a análise e a contestação
Cada glosa recebida precisa ser analisada de forma objetiva.
A equipe deve separar o que é erro interno, o que decorre de interpretação do convênio e o que pode ser contestado com base em contrato e documentação clínica.
A partir daí, vale organizar prazos internos para apresentação de recursos, montar dossiês com laudos e autorizações e acompanhar o desfecho de cada caso.
Quando essa rotina é clara, a clínica aumenta as chances de recuperar valores e ainda aprende com cada contestação, reduzindo a recorrência dos mesmos problemas.
5. Integre a gestão de glosas à gestão contábil e fiscal
Por fim, a gestão de glosas ganha outra dimensão quando é integrada aos números da clínica.
É aqui que contar com uma contabilidade parceira especializada faz diferença.
A Boss Contabilidade, em Guarulhos, atua com gestão contábil, gestão fiscal e consultoria empresarial, ajudando empresas de serviços a enxergar o impacto real de cada decisão no resultado.
Para clínicas que trabalham com convênios, isso significa ter relatórios que mostram quanto é produzido, quanto é faturado, quanto é glosado e como esses valores afetam margem, impostos e fluxo de caixa.
Além disso, uma boa gestão fiscal garante o cumprimento das obrigações e permite planejar a carga tributária de forma mais inteligente, liberando recursos para investir em equipe, tecnologia e melhoria de processos.
Transforme glosas em previsibilidade financeira na sua clínica
Hoje, clínicas que ignoram a gestão de glosas convivem com esforço alto e retorno abaixo do esperado.
Já aquelas que organizam processos e contam com suporte contábil reduzem perdas e conquistam mais previsibilidade no faturamento.
Se você sente que a sua clínica produz muito, mas o caixa não reflete essa movimentação, vale dar atenção imediata à gestão de glosas.
Comece mapeando o fluxo de faturamento, levante dados sobre o volume de recusas e, em seguida, busque apoio especializado para interpretar os números e estruturar melhorias.
A Boss Contabilidade está pronta para apoiar essa jornada, unindo gestão contábil, fiscal e consultoria empresarial para que a sua clínica tenha clareza sobre os resultados e segurança para crescer com convênios médicos.
